Voorraadbeheer in een kleine winkel: inventaris, minimumvoorraad en ABC-analyse

Goed voorraadbeheer in een kleine winkel draait om drie dingen: een inventaris die klopt met de realiteit, een minimumvoorraad per artikel zodat u op tijd bijbestelt, en inzicht in wat snel of traag verkoopt. Met die drie basisregels vermijdt u zowel lege rekken als geld dat in onverkochte producten vastzit.

Waarom voorraadbeheer telt voor een kleine winkel

Voorraad is geld dat op de planken ligt. Te weinig stock betekent gemiste verkopen en klanten die naar de concurrentie of online gaan. Te veel stock betekent dat u werkkapitaal vastzet, opslagruimte inneemt en het risico loopt op veroudering, breuk of diefstal. De startersgids van VLAIO stelt het zo: wie zijn stock niet actief opvolgt, merkt niet dat bepaalde producten te lang blijven liggen, en dat kost elke dag geld (VLAIO startersgids: hoe beheer ik mijn voorraad?). VLAIO raadt in zijn tips over bedrijfskapitaal ook uitdrukkelijk aan om niet te veel voorraad aan te kopen (VLAIO: bedrijfskapitaal optimaliseren).

Stap 1: een inventaris die klopt

Alles begint met weten wat er werkelijk in de winkel en het magazijn ligt. Een goede inventaris bevat per artikel minstens:

• een vaste referentie of barcode;
• de omschrijving en de eenheid (stuk, meter, kilo, liter);
• de inkoopprijs en de verkoopprijs;
• de actuele hoeveelheid;
• de leverancier en de gebruikelijke levertijd.

Met een klein assortiment kan dat in een spreadsheet. Naarmate het assortiment groeit, sluipen er fouten in: vergeten retours, dubbele invoer, artikelen die onder twee namen bestaan. Dan loopt de boekhoudkundige voorraad achter op de werkelijke.

Daarom blijft een fysieke telling nodig, ook met software. Werk bij voorkeur met roterende tellingen: elke week of maand één productcategorie natellen en de verschillen noteren. Zo ontdekt u breuk, diefstal of foute invoer vroeg en hoeft u niet één keer per jaar een volledige winkel te tellen. Voor de jaarlijkse waardering van uw voorraad in de boekhouding bevestigt u de regels best bij uw boekhouder.

Stap 2: minimumvoorraad en bestelpunt berekenen

De vraag "wanneer moet ik bijbestellen?" beantwoordt u met een bestelpunt. De basisformule is eenvoudig:

bestelpunt = gemiddelde dagverkoop × levertijd (in dagen) + veiligheidsvoorraad

Een voorbeeld met verzonnen cijfers om de berekening te tonen: verkoopt u gemiddeld 4 stuks per dag van een artikel, levert uw leverancier in 3 dagen en wilt u een buffer van 6 stuks, dan is het bestelpunt 4 × 3 + 6 = 18 stuks. Zodra de stock onder 18 zakt, bestelt u bij.

Tabel: factoren voor het berekenen van een bestelpunt per artikel.

Houd er rekening mee dat de verkoop seizoensgebonden kan zijn. VLAIO wijst er ook op dat u de levertermijnen van leveranciers best in uw voorraadadministratie verwerkt, zodat u tijdig bijbestelt.

Stap 3: ABC-analyse en omloopsnelheid

Niet elk artikel verdient evenveel aandacht. De ABC-analyse deelt uw assortiment in drie groepen in, naargelang de omzet die de artikelen opleveren.

Tabel: ABC-analyse van een winkelassortiment.

De omloopsnelheid toont hoe vaak u uw voorraad in een periode verkoopt. Een eenvoudige maat: de kostprijs van de verkochte goederen over een periode gedeeld door de gemiddelde voorraadwaarde in dezelfde periode. Een lage omloop wijst op te veel voorraad of artikelen die niet aanslaan.

Bij producten met een beperkte houdbaarheid past u daarnaast FIFO (first in, first out) of FEFO (first expired, first out) toe: het oudste of het eerst vervallende artikel gaat eerst de deur uit.

Veelgemaakte fouten in kleine winkels

Een paar fouten komen steeds terug en zijn gelukkig makkelijk te vermijden:

• Bijbestellen op gevoel. Zonder bestelpunt bestelt u te laat voor de bestsellers en te vroeg voor de rest. Een eenvoudige drempel per artikel lost dat grotendeels op.
• Retours en breuk niet registreren. Elk artikel dat de winkel verlaat zonder verkoop, moet uit de voorraad. Anders klopt uw cijfer pas bij de volgende telling weer.
• Alles even belangrijk vinden. Wie voor ieder artikel dezelfde veiligheidsvoorraad aanhoudt, legt te veel geld vast in C-artikelen en heeft te weinig buffer voor de A-artikelen.
• Eén telling per jaar. Fouten stapelen zich dan twaalf maanden op. Een kleine telling per week of maand blijft beheersbaar.
• Levertijden niet bijhouden. Een leverancier die in de praktijk vijf dagen nodig heeft in plaats van drie, maakt uw bestelpunt te laag.

Wat kost een tekort of een overschot?

Het helpt om de gevolgen van beide kanten te benoemen, zodat u per artikel een bewuste keuze maakt.

Tabel: gevolgen van een tekort of overschot en de aanbevolen reactie.

Excel of kassasoftware?

Met een beperkt assortiment en weinig verkopen per dag volstaat een spreadsheet. Wordt het assortiment groter, dan loont software die voorraad koppelt aan de kassa: elke verkoop past de hoeveelheid automatisch aan en u hoeft niets over te typen.

Let bij het vergelijken op een paar punten:

• ondersteunt het systeem barcodes en decimale hoeveelheden (kilo, meter, liter) als uw winkel die nodig heeft?
• kunt u artikelen importeren uit Excel, zodat u niet alles opnieuw moet invoeren?
• zijn er leveranciersfiches en bestelbonnen voor het bijbestellen?
• is er een overzicht van marges per artikel?

Sylenss is één van de mogelijke opties. Het is een kassa-app in de browser met een onbeperkt aantal producten en voorraad, barcodes en verkoop per eenheid, meter, kilo of liter. In het Pro-abonnement zitten ook Excel-import, leveranciersfiches, bestelbonnen en marges. Het heeft geen offlinemodus: u hebt een internetverbinding nodig. Bekijk de prijzen en de functies. Over hardware leest u meer in onze gids tablet als kassa, en voor een bredere vergelijking is er de checklist om een kassasysteem te kiezen.

Een weekroutine in vijf stappen

1. Bekijk wekelijks de artikelen onder hun bestelpunt en bestel bij.
2. Tel één productcategorie na en corrigeer de verschillen.
3. Controleer de A-artikelen: zijn ze voldoende op voorraad?
4. Zoek de C-artikelen die niet bewegen en beslis over een actie.
5. Noteer afwijkende levertijden per leverancier.

Samengevat

Een inventaris die klopt, een bestelpunt per artikel en een ABC-indeling zijn genoeg om de meeste voorraadproblemen in een kleine winkel onder controle te krijgen. Begin met uw A-artikelen en breid daarna uit. Bespreek de boekhoudkundige waardering van uw voorraad met uw boekhouder.

Probeer Sylenss 7 dagen voor 1 € · Bekijk de prijzen

Bronnen

• VLAIO startersgids: hoe beheer ik mijn voorraad?
• VLAIO: de behoefte aan bedrijfskapitaal optimaliseren
• VLAIO startersgids: woordenlijst "Versta ik mijn boekhouder?" (PDF)