Welke kassa moet mijn zaak hebben? De GKS-gids sector per sector

Bijgewerkt: oktober 2026. Of uw winkel een witte kassa verplicht nodig heeft, hangt helemaal af van uw sector. Er zijn in België drie verschillende verplichtingen die vaak verward worden: het geregistreerd kassasysteem (GKS), het dagontvangstenboek, en Peppol e-facturatie. Deze gids zet elk type zaak naast elkaar en toont wat vandaag wet is, en wat nog in voorbereiding is.

Waarom deze drie verplichtingen verward worden

Veel ondernemers zoeken naar "witte kassa verplicht winkel" met één regel in gedachten, terwijl er in werkelijkheid drie afzonderlijke regelingen bestaan, elk met een ander doelpubliek:

• het GKS (geregistreerd kassasysteem, "witte kassa"): een zware fiscale verplichting, vandaag beperkt tot een deel van de horeca;
• het dagontvangstenboek: een lichter btw-register, dat veel meer winkels raakt;
• Peppol: de verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, sinds 1 januari 2026 van kracht.

Eén zaak kan onder geen, één, twee of alle drie regels vallen, afhankelijk van de exacte activiteit. Daarom is een tabel per sector nuttig.

Tabel: welke verplichting geldt voor welk type zaak

Deze tabel weerspiegelt de huidige wettelijke situatie (oktober 2026); de vakjes "in voorbereiding" zijn geen wet van kracht en moeten bevestigd worden met uw boekhouder zodra een officiële datum gepubliceerd wordt.

Het GKS vandaag: wie valt er echt onder

Het geregistreerd kassasysteem, ook "witte kassa" of blackbox genoemd, blijft beperkt tot een specifieke categorie: horecazaken waar maaltijden ter plaatse geconsumeerd worden, zodra die activiteit meer dan 25.000 euro omzet exclusief btw per jaar oplevert. Cateringactiviteiten met verbruik ter plaatse vallen hier ook onder. Bakkers met een verbruikszaal kunnen in deze categorie vallen zodra de omzet van dat eethoekje dezelfde drempel overschrijdt — iets wat veel bakkers-patissiers niet beseffen, zie ook ons artikel over kassa in de bakkerij.

Voor zaken die al onder deze regel vallen, verloopt de overstap naar GKS 2.0 (fiscale datamodule die online rapporteert aan de FOD Financiën) gefaseerd: nieuwe zaak vanaf 1 juli 2026, kassa aangekocht vóór 2018 ten laatste op 1 juli 2027, aangekocht tussen 2018 en 2021 ten laatste op 1 juli 2028, aangekocht vanaf 2022 ten laatste op 1 januari 2029 (bron: geregistreerdkassasysteem.be).

Er lopen ontwerp-koninklijke besluiten die deze verplichting willen uitbreiden naar de rest van de horeca (snackbars, cafés, bars), kortverblijven en carwashes, en officiële adviesdocumenten noemen ook andere "fraudegevoelige" sectoren zoals nachtwinkels, kapsalons, schoonheidssalons of voedingswinkels. Dit zijn vandaag projecten, geen wet van kracht: behandel elke datum die online circuleert voor deze sectoren met voorzichtigheid tot de officiële tekst gepubliceerd is.

Het dagontvangstenboek: de breedste, minst gekende verplichting

Voor de meeste winkels die niet onder het GKS vallen, is de verplichting die vandaag wél van toepassing is het dagontvangstenboek. Het geldt voor elke btw-plichtige die verkoopt zonder bij elke transactie een factuur op te maken — wat de meeste B2C-verkopen beschrijft: boetieks, kappers, kruideniers, bloemisten. Het dekt alle betaalvormen (cash, kaart, QR, overschrijving).

Dit register is niet nodig als u elke verkoop systematisch factureert, als u al een GKS gebruikt, of onder de forfaitaire regeling. Een elektronisch register kan, onder bepaalde voorwaarden, deze functie vervullen — maar de exacte grens met het kasboek (dat kasbewegingen volgt) vraagt bevestiging met uw boekhouder, want standpunten van praktijkmensen verschillen hierover.

Een kassasoftware die Z-rapporten en verkoop-/btw-rapporten per betaalmethode aflevert, zoals Sylenss, geeft de dagtotalen die nodig zijn om zo'n register te voeden — zonder zelf een wettelijk erkend dagontvangstenboek te zijn. Gespecialiseerde tools zoals Scrada bieden een digitaal dagontvangstenboek rechtstreeks gekoppeld aan de kassa; meer detail in ons artikel over het dagontvangstenboek.

Peppol: de verplichting die bijna iedereen raakt

Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming in België gestructureerde elektronische facturen via Peppol kunnen verzenden en ontvangen voor B2B-transacties. De overgangsperiode is voorbij en de FOD Financiën kondigde sancties aan vanaf 1 april 2026 (1.500 € bij de eerste inbreuk, 3.000 € bij de tweede, 5.000 € vanaf de derde). B2C-facturen (naar particulieren) vallen hier niet onder: een pdf of papieren factuur blijft geldig.

Of u nu een boetiek, kapper of zuivere B2B-verkoper bent, deze regel geldt zodra u een andere Belgische btw-plichtige onderneming factureert. Controleer uw Peppol-ID (meestal 0208: gevolgd door uw KBO-nummer) in de officiële directory directory.peppol.eu, en voor de details over regels en uitzonderingen (vzw, btw-vrijstelling) raadpleeg onze Peppol-gids of de site einvoice.belgium.be.

Voor wie, voor wie niet

Deze gids helpt een ondernemer om snel zijn regelgevende status per sector te verduidelijken. Hij vervangt geen persoonlijk advies: als uw activiteit meerdere gebruiken combineert (bakkerij met enkele tafeltjes, traiteur met een degustatiehoekje), hangt de precieze kwalificatie af van cijfers en details die enkel uw boekhouder met u kan beoordelen.

Voor het dagelijks beheer (kassa, voorraad, facturen en Peppol) van een winkel die niet onder het GKS valt, biedt Sylenss een eenvoudige oplossing; voor een horecazaak die al onder het GKS valt, is dit geen optie, want die heeft een gecertificeerd systeem nodig.

Samengevat

Het GKS blijft vandaag beperkt tot horeca met maaltijden ter plaatse boven 25.000 euro omzet excl. btw. Het dagontvangstenboek raakt veel meer winkels (kappers, kruideniers, boetieks) zodra ze verkopen zonder systematisch te factureren. Peppol raakt elke btw-plichtige onderneming zodra ze B2B factureert. De aangekondigde uitbreidingen naar nieuwe sectoren blijven projecten die nog bevestigd moeten worden. Voor kassa, voorraad en Peppol van een gewone winkel, ontdek de functies van Sylenss.

Probeer Sylenss 7 dagen voor 1 € · Bekijk de prijzen