Btw-tarieven in België voor een winkel: wat telt voor je kassabon en factuur

In België hangt het btw-tarief van een verkoop af van het tarief dat geldt voor dat specifieke product of die dienst: het normale tarief van 21 % geldt standaard, met verlaagde tarieven van 12 % en 6 % voor bepaalde categorieën, en 0 % in uitzonderlijke gevallen. Het exacte tarief voor jouw activiteit bevestig je altijd met je boekhouder, want het hangt af van de precise aard van wat je verkoopt.

De btw-tarieven in België, kort samengevat

België kent vier btw-tarieven: 21 %, 12 %, 6 % en 0 %. Het tarief van 21 % is het normale tarief, standaard van toepassing op de meeste goederen en diensten wanneer geen verlaagd tarief geldt. De tarieven van 12 % en 6 % zijn verlaagde tarieven, voorbehouden aan welomschreven categorieën goederen of diensten. Het tarief van 0 % bestaat voor specifieke situaties (bijvoorbeeld bepaalde uitvoerhandelingen of specifieke verrichtingen).

Dit is geen vrije keuze van de handelaar: de aard van het product of de dienst, zoals bepaald door de btw-wetgeving, legt het toepasselijke tarief vast. Eén en dezelfde winkel kan perfect artikelen verkopen met verschillende tarieven op dezelfde dag, en zelfs op dezelfde kassabon. Bij het opstarten van een winkel of bij het toevoegen van een nieuw product is het dus essentieel om het juiste tarief te checken bij je boekhouder, in plaats van het af te leiden van wat een concurrent doet.

Voor de officiële en actuele regels publiceert de FOD Financiën informatie op finances.belgium.be.

Prijs excl. btw, prijs incl. btw: wat de klant moet zien

Twee begrippen komen voortdurend terug aan de kassa en op facturen:

• excl. btw (exclusief btw): de prijs vóór toepassing van de belasting, de basis waarop de btw berekend wordt;
• incl. btw (inclusief btw): de uiteindelijke prijs, btw erin verrekend, die de klant effectief betaalt.

Bij verkoop aan particulieren in de winkel moeten de weergave en de betaalde prijs in de praktijk incl. btw zijn: de klant ziet onmiddellijk wat hij zal uitgeven, zonder extra berekening. In B2B-context kunnen offertes en bepaalde commerciële documenten redeneren in excl. btw, met de btw apart toegevoegd en gedetailleerd op de uiteindelijke factuur. De precieze regels voor prijsweergave per sector en klantentype bevestig je met je boekhouder.

Een correct ingesteld kassasysteem schakelt automatisch tussen beide logica's: prijs incl. btw op het verkoopscherm en de kassabon, detail excl. btw en btw beschikbaar voor de boekhouding en rapporten.

Kassabon of factuur: wie heeft recht op wat

Voor een gewone verkoop aan een particulier (B2C) is een kassabon doorgaans voldoende: hij bevestigt de verkoop, detailleert de artikelen en toont de toegepaste btw. Niets belet een particuliere klant om een factuur te vragen, maar dat is geen standaardverplichting voor dit type verkoop.

Voor een verkoop tussen ondernemingen (B2B) is in principe een factuur vereist. Sinds 1 januari 2026 moeten B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht in gestructureerde elektronische vorm via het Peppol-netwerk verstuurd worden: de tolerantieperiode is voorbij en de FOD Financiën heeft sancties aangekondigd vanaf 1 april 2026 (1.500 € bij een eerste overtreding, 3.000 € bij herhaling, 5.000 € vanaf de derde keer). Een onderneming moet Peppol-facturen zowel kunnen versturen als ontvangen. Facturen aan particulieren (B2C) vallen buiten deze verplichting: een pdf of papieren document blijft toegelaten.

Voor vzw's, niet-btw-plichtigen of handelaars onder de vrijstellingsregeling gelden andere verplichtingen die afhangen van het exacte btw-statuut: controleer dit met je boekhouder en eventueel op einvoice.belgium.be.

Meer hierover in onze gids over Peppol in België en verplichte Peppol-facturatie.

Meerdere btw-tarieven op één kassabon beheren

Een winkel die producten met verschillende tarieven verkoopt (bijvoorbeeld artikelen aan 21 % en andere aan 6 %) moet dit foutloos kunnen beheren, bon na bon. Concreet betekent dit:

• het juiste btw-tarief eenmalig koppelen aan elke productfiche, bij het aanmaken van het artikel;
• het kassasysteem automatisch de btw per lijn laten berekenen op het moment van verkoop;
• op de kassabon het detail per tarief tonen, niet enkel een globaal btw-totaal;
• dit detail later kunnen terugvinden in een btw-rapport per tarief, nuttig voor de periodieke aangifte.

Een modern kassasysteem regelt dit native: de verkoper scant of selecteert het artikel, het tarief volgt automatisch het product, en de kassabon toont het detail zonder handmatige berekening. Sylenss werkt zo: elk product draagt zijn btw-tarief, de bon toont het totaal incl. btw en het detail per tarief, en een btw-rapport per tarief is beschikbaar om de aangifte met je boekhouder voor te bereiden.

Voorbeeld van een bon met meerdere tarieven

Hier een vereenvoudigd, louter illustratief voorbeeld van hoe een bon meerdere tarieven kan combineren (de bedragen zijn fictief):

Het exacte tarief per productcategorie in jouw sector bevestig je met je boekhouder: deze tabel illustreert enkel het principe van de berekening per lijn, geen officiële lijst van tarieven per product.

Van kassabon tot btw-aangifte

Elke verkoop aan de kassa voedt, tarief per tarief, de gegevens die nodig zijn voor de periodieke btw-aangifte. Een btw-rapport per tarief, automatisch gegenereerd door het kassasysteem over een bepaalde periode (dag, maand, kwartaal), laat je snel terugvinden:

• de omzet incl. en excl. btw per tarief;
• de totale geïnde btw, per tarief;
• een exporteerbare basis (vaak naar Excel) om rechtstreeks naar de boekhouder te sturen.

Dit rapport, samen met de dagelijkse Z-rapporten, vereenvoudigt het voorbereiden van de btw-aangifte aanzienlijk. Zie ook ons artikel over het Z-rapport en de kassabon voor de dagelijkse afsluiting.

Btw en afronding: twee aparte zaken

Het is nuttig om btw niet te verwarren met de afronding van cashbetalingen. De btw op een verkoop wordt berekend op het exacte verkoopbedrag, per tarief, vóór enige afronding. In België worden cashbetalingen daarna afgerond naar het dichtstbijzijnde veelvoud van 5 cent, omdat munten van 1 en 2 cent niet meer gebruikt worden; betalingen met kaart blijven tot op de cent exact. Deze afronding wijzigt het verkoopbedrag of de btw-berekening niet, ze speelt enkel bij de uiteindelijke cashbetaling. Een goed kassasysteem toont daarom op de bon zowel het btw-detail per tarief als, indien van toepassing, het afgeronde cashbedrag. Meer hierover in ons artikel over afronding op 5 cent en kassa afsluiten.

Btw-rapportage en de dagelijkse praktijk

Naast het btw-rapport per tarief is het nuttig om de link te maken met de dagelijkse kassapraktijk. Elke dag levert, via het Z-rapport, een volledig overzicht van de omzet en de btw van die dag op. Op kwartaalbasis, wanneer de btw-aangifte moet ingediend worden, volstaat het dan om de btw-rapporten per tarief van de voorbije periode te exporteren en samen met de boekhouder te overlopen. Dit vermijdt dat gegevens achteraf handmatig herberekend moeten worden uit losse kassabonnen, wat tijd bespaart en de kans op fouten verkleint. Winkels die met meerdere btw-tarieven werken, zoals een bakkerij die zowel brood (verlaagd tarief) als niet-voedingsartikelen (normaal tarief) verkoopt, hebben hier het meeste baat bij een kassasysteem dat deze opsplitsing automatisch en consistent bijhoudt.

Samengevat

De Belgische btw-tarieven (21 %, 12 %, 6 %, 0 %) hangen af van de aard van het product of de dienst, niet van een keuze van de handelaar: bevestig het exacte tarief voor jouw activiteit altijd met je boekhouder of op finances.belgium.be. In de winkel toon je de prijs incl. btw aan de klant, een kassabon volstaat voor een B2C-verkoop terwijl een Peppol-factuur vereist is in B2B. Een kassasysteem dat het tarief koppelt aan het product en de btw per lijn automatisch berekent, zoals Sylenss, vermijdt fouten en vereenvoudigt de btw-aangifte. Bekijk de functionaliteiten of de prijzen.

Probeer Sylenss 7 dagen voor 1 € · Bekijk de prijzen