Peppol verplicht: sinds wanneer, voor wie en met welke boetes?

Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie via Peppol verplicht voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. De tolerantieperiode is afgelopen en de FOD Financiën kondigde sancties aan vanaf 1 april 2026, met boetes tot 5.000 euro bij herhaling.

Wat verandert er precies?

Vanaf nu moet elke factuur tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B) verstuurd worden als gestructureerd elektronisch document via het Peppol-netwerk — geen pdf per e-mail meer, maar een machineleesbaar formaat dat rechtstreeks in de boekhouding van uw klant terechtkomt. Elke onderneming moet Peppol-facturen zowel kunnen versturen als ontvangen.

Voor wie geldt de verplichting?

Voor vzw's en ondernemingen onder de vrijstellingsregeling (franchise) bestaat geen eenduidig antwoord: dit hangt af van uw exacte btw-statuut. Neem hiervoor contact op met uw boekhouder en raadpleeg de officiële informatie op einvoice.belgium.be.

Boetes: wat riskeert u?

De FOD Financiën kondigde volgende sancties aan bij niet-naleving:

• 1.500 euro bij een eerste inbreuk,
• 3.000 euro bij een tweede inbreuk,
• 5.000 euro vanaf de derde inbreuk.

Deze boetes gelden vanaf 1 april 2026, na afloop van de tolerantieperiode.

Wat moet u nu concreet doen?

1. Controleer of u een Peppol-toegangspunt heeft. Dit is de software of dienst waarmee u Peppol-facturen verstuurt en ontvangt — vaak uw boekhoudpakket of kassasysteem.
2. Zorg dat u zowel kunt versturen als ontvangen. Beide richtingen zijn verplicht, niet enkel het versturen.
3. Test uw Peppol-identificatie. Belgische ondernemingen zijn doorgaans bereikbaar via 0208: gevolgd door hun KBO-nummer (10 cijfers, zonder punten), bijvoorbeeld 0208:0123456789. Een tweede identificatie op basis van het btw-nummer (9925:BE...) bestaat ook.
4. Check klanten en leveranciers in de Peppol Directory (directory.peppol.eu) om te zien of zij al geregistreerd zijn.
5. Bekijk de fiscale stimulans: kosten van e-facturatie zijn onder voorwaarden aftrekbaar aan 120% (verhoogde aftrek, art. 64ter WIB) tot en met 2027 voor in aanmerking komende kmo's en zelfstandigen — bevestig de voorwaarden met uw boekhouder.

Kostprijs van e-facturatie

De markt voor e-facturatie kent verschillende modellen: gratis opties bestaan (bijvoorbeeld via sommige boekhoudpakketten of gratis toegangspunten), betaling per verstuurde factuur ligt doorgaans tussen 0,10 en 0,50 euro, en abonnementsformules liggen doorgaans tussen 9 en 50 euro per maand. Kassasystemen zoals Sylenss nemen Peppol-verzending en -ontvangst op in elk abonnement, zonder aparte kost per factuur.

Waarom deze verplichting er kwam

De overgang naar gestructureerde e-facturatie past in een breder Europees en Belgisch beleid om btw-fraude terug te dringen en de administratie te versnellen. Structurele elektronische facturen zijn machineleesbaar en kunnen automatisch verwerkt worden in de boekhouding van uw klant, zonder manuele overname van gegevens uit een pdf. Dat vermindert fouten en versnelt betalingen, maar vergt wel dat elke betrokken onderneming een werkend Peppol-toegangspunt heeft.

Verschil tussen de tolerantieperiode en de definitieve regeling

Bij de start van de verplichting op 1 januari 2026 was er een tolerantieperiode voorzien, waarin de FOD Financiën nog niet onmiddellijk sanctioneerde. Die periode is intussen afgelopen: vanaf 1 april 2026 gelden de aangekondigde boetes effectief. Ondernemingen die nog niet in orde zijn, doen er dus goed aan dit zo snel mogelijk recht te zetten.

Wat met gemengde activiteiten (B2B én B2C)?

Veel kleine winkels en zelfstandigen factureren zowel aan bedrijven als aan particulieren. In dat geval geldt de Peppol-verplichting enkel voor de B2B-facturen; voor uw particuliere klanten kunt u gewoon verder werken met een pdf- of papieren kasticket of factuur. Het is dus niet nodig om uw volledige facturatieproces om te gooien als slechts een deel van uw klanten bedrijven zijn — wel moet uw systeem beide facturatiewijzen correct kunnen afhandelen.

Checklist: is uw onderneming klaar voor Peppol?

Wat met leveranciers of klanten die nog niet klaar zijn?

Het kan voorvallen dat een zakenpartner nog niet aangesloten is op Peppol, ook al is de verplichting intussen van kracht. In dat geval is het aan te raden hen actief te wijzen op hun eigen verplichting en hen te vragen zich zo snel mogelijk aan te sluiten via hun boekhoudpakket of kassasysteem. Dit voorkomt vertragingen in uw eigen facturatieproces en verkleint het risico dat uw partner in de problemen komt bij controle.

Peppol en uw kassasysteem: waarom dit samenhangt

Voor kleine winkels die zowel aan particulieren als aan andere ondernemingen verkopen, is het praktisch dat kassasoftware en facturatie samen in één systeem zitten. Zo hoeft u geen aparte boekhoudtool te koppelen enkel om Peppol-facturen te kunnen versturen. Kassasystemen die dit standaard aanbieden, besparen u de moeite om zelf een apart Peppol-toegangspunt te zoeken en te configureren.

Aandachtspunt voor zelfstandigen die net starten

Als u een nieuwe zaak start in 2026, is het verstandig om van bij de eerste factuur rekening te houden met de Peppol-verplichting, in plaats van dit pas later te regelen. Kies bij voorkeur meteen een kassa- of facturatiesysteem dat Peppol-verzending en -ontvangst standaard ondersteunt, zodat u niet achteraf van systeem moet wisselen zodra u uw eerste B2B-klant factureert.

Samengevat

Peppol is sinds 1 januari 2026 verplicht voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen, met sancties vanaf 1 april 2026 tot 5.000 euro bij herhaling. Facturen aan particulieren vallen buiten de verplichting, en de situatie van zelfstandigen in bijberoep of vzw's hangt af van hun btw-statuut. Controleer nu of uw kassasysteem of boekhoudsoftware Peppol-facturen kan versturen én ontvangen, en bevestig uw specifieke situatie met uw boekhouder of via einvoice.belgium.be.

Probeer Sylenss 7 dagen voor 1 € · Bekijk de prijzen