Witte kassa verplicht: voor wie geldt de GKS-verplichting in 2026?

De witte kassa, officieel het geregistreerd kassasysteem (GKS), is vandaag verplicht voor horecazaken waar maaltijden ter plaatse geconsumeerd worden en die daaruit een jaaromzet van meer dan 25.000 euro exclusief btw realiseren. Een gewone winkel zonder eetgelegenheid valt hier momenteel niet onder, al plant de overheid een mogelijke uitbreiding naar andere sectoren.

Wat is een geregistreerd kassasysteem (GKS)?

Het GKS, ook "witte kassa" of "blackbox" genoemd, is een kassasysteem dat gekoppeld is aan een fiscale datamodule (FDM). Elke verkoop wordt fiscaal geregistreerd en gecontroleerd, zodat omzet niet buiten de boeken kan blijven. Het systeem is ontwikkeld om fraude in de horecasector tegen te gaan en wordt beheerd volgens de regels op geregistreerdkassasysteem.be.

Wie moet vandaag een witte kassa hebben?

De huidige regel is duidelijk afgebakend: horecazaken waar maaltijden ter plaatse worden geconsumeerd (restaurants, brasserieën, cateringactiviteiten met verbruik ter plaatse) en die uit die maaltijden een omzet van meer dan 25.000 euro exclusief btw per jaar halen, moeten een geregistreerd kassasysteem gebruiken.

Zaken die enkel afhaal of levering doen, of die onder die omzetdrempel blijven, vallen momenteel niet onder de verplichting — al blijft de algemene verplichting om correcte kastickets af te leveren en verkopen bij te houden gelden.

GKS 2.0: nieuwe data om te onthouden

GKS 2.0 is de volgende generatie van het systeem: de fiscale datamodule stuurt gegevens online door naar de FOD Financiën. De overgang verloopt gefaseerd:

Bron: geregistreerdkassasysteem.be. Controleer bij twijfel de aankoopdatum van uw huidig toestel om uw eigen deadline te bepalen.

Uitbreiding naar andere sectoren: nog in ontwerp

Er circuleren ontwerp-koninklijke besluiten uit 2026 die de GKS-verplichting willen uitbreiden naar de overige horecazaken (kleine snackbars, afhaalzaken, cafés en bars), hotels en kortverblijven, en carwashes. Officiële adviesdocumenten vermelden ook andere "fraudegevoelige" sectoren die overwogen worden, zoals nachtwinkels, kapsalons, schoonheidssalons en voedingswinkels.

Belangrijk: dit zijn op dit moment projecten, geen wet in voege. Er zijn geen definitieve data vastgelegd voor deze sectoren. Behandel elk bericht dat een concrete verplichtingsdatum voor deze sectoren aankondigt met voorzichtigheid tot de officiële tekst gepubliceerd is, en volg geregistreerdkassasysteem.be voor updates.

Wat betekent "verplicht" hier precies?

De GKS-verplichting is een wettelijke fiscale regel, geen vrijblijvend advies. Zaken die eronder vallen en geen gecertificeerd systeem gebruiken, riskeren sancties bij controle. Het is dus belangrijk om niet enkel naar uw type activiteit te kijken, maar ook naar de concrete omzetdrempel uit maaltijden ter plaatse: een zaak die net onder de 25.000 euro blijft, valt (nog) niet onder de verplichting, maar moet dit wel kunnen aantonen met correcte boekhouding.

Hoe controleert u of uw zaak onder de verplichting valt?

Stel uzelf deze vragen:

1. Worden er bij u maaltijden ter plaatse geconsumeerd (zitplaatsen, tafels, verbruik in de zaak)?
2. Haalt u uit die maaltijden meer dan 25.000 euro omzet exclusief btw per jaar?
3. Bent u een bestaande horecazaak, en zo ja, sinds wanneer gebruikt u uw huidige kassatoestel?

Is het antwoord op de eerste twee vragen "ja", dan bent u vandaag al onderworpen aan de GKS-verplichting en moet u nagaan wanneer u naar GKS 2.0 moet overschakelen op basis van de aankoopdatum van uw huidig toestel. Is het antwoord "nee", dan valt u er vandaag niet onder, maar is het verstandig de aankondigingen rond een mogelijke sectoruitbreiding op te volgen.

Wat als u een gemengde zaak heeft?

Sommige zaken combineren een winkelgedeelte met een klein eethoekje — denk aan een bakkerij met enkele tafeltjes, of een traiteur met beperkt verbruik ter plaatse. In dat geval telt enkel de omzet uit de maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden mee voor de drempel van 25.000 euro. De grens tussen "louter winkelverkoop" en "verbruik ter plaatse" is niet altijd eenvoudig te trekken, en de interpretatie kan per situatie verschillen. Dit is precies het type vraag waarvoor u best uw boekhouder raadpleegt, aangezien een verkeerde inschatting fiscale gevolgen kan hebben.

Praktisch: als u wél een GKS nodig heeft

Als uit uw analyse blijkt dat u onder de verplichting valt, moet u een gecertificeerd geregistreerd kassasysteem aanschaffen bij een erkende leverancier, gekoppeld aan een fiscale datamodule. Dit is een ander type product dan een gewoon kassasysteem voor winkelverkoop: de certificering en de koppeling met de FOD Financiën zijn essentiële, wettelijk gecontroleerde onderdelen. Raadpleeg de officiële lijst van erkende systemen op geregistreerdkassasysteem.be voor u een keuze maakt.

Waarom dit onderscheid ook voor winkels relevant is

Een boetiek, kruidenier, kwincaillerie of bakkerij zonder zitplaatsen valt vandaag niet onder de GKS-verplichting. U moet wel:

• kastickets afleveren aan klanten volgens de btw-regels,
• uw verkopen correct en traceerbaar bijhouden,
• in orde zijn met de btw-aangifte en, sinds 1 januari 2026, met verplichte Peppol e-facturatie voor B2B-facturen.

Een niet-gecertificeerd kassasysteem zoals Sylenss is voor dit type winkel bedoeld: het is geen GKS en mag niet gebruikt worden als vervanging van een verplicht geregistreerd kassasysteem in de horeca. Voor een winkel zonder GKS-plicht biedt het wel kassa, voorraad, facturatie en Peppol in één abonnement.

Wat als u twijfelt of u onder de verplichting valt?

De grens tussen "horeca met verbruik ter plaatse" en "winkel met eventueel een klein hoekje om te zitten" is niet altijd zwart-wit. Bij twijfel over uw sector of omzetdrempel, neem contact op met uw boekhouder of raadpleeg rechtstreeks geregistreerdkassasysteem.be.

Samengevat

De witte kassa is vandaag enkel verplicht voor horecazaken met verbruik ter plaatse boven 25.000 euro omzet per jaar, met een gefaseerde overgang naar GKS 2.0 tussen 2026 en 2029. Een uitbreiding naar andere sectoren zoals hotels, carwashes of mogelijk kapsalons en nachtwinkels is in ontwerp maar nog niet definitief. Een gewone winkel is vandaag niet verplicht een gecertificeerd systeem te gebruiken, maar moet wel correcte kastickets en verkoopregistraties bijhouden — bevestig uw specifieke situatie steeds met uw boekhouder.

Probeer Sylenss 7 dagen voor 1 € · Bekijk de prijzen